O que é compliance nas empresas? Gestão mais transparente, responsável e honesta

Saber o que é compliance nas empresas é necessário para organizações de qualquer tamanho e setor. Afinal, em todos os aspectos da vida, é preciso seguir as regras vigentes para evitar transtornos. E no mundo empresarial, não é diferente.

Mesmo para ser um microempreendedor ou microempreendedora de sucesso, é preciso ficar de olho nesse assunto. E para negócios de maior porte, essa importância é ainda maior. Por isso, acompanhe o nosso artigo até o fim e entenda o que é compliance nas empresas.

O que é compliance nas empresas?

Compliance é um conjunto de medidas tomadas por companhias com objetivo de seguirem as regras relacionadas à sua atividade, como leis, regulamentações e atos normativos. Essas ações incluem a implementação de normas internas, auditorias e campanhas de incentivo a denúncias. Em português, o termo compliance significa conformidade.

Portanto, podemos resumir esse conceito como tudo o que for necessário para a empresa funcionar conforme as regras vigentes. Embora essas práticas sejam focadas em evitar ou reduzir riscos de falhas e irregularidades, saber o que é compliance nas empresas tem uma importância ainda maior.

Continue lendo para entender.

Para que serve o compliance nas empresas?

As medidas de compliance têm como foco evitar vários problemas que podem atingir a instituição. Entre eles estão fraudes cometidas propositalmente por integrantes da equipe ou falhas causadas pela falta de cuidado em algum processo. No entanto, esta também é uma estratégia implementada para melhorar a imagem da empresa.

Afinal, muitas pessoas já entendem o que é compliance nas empresas, portanto tendem a consumir produtos ou serviços de organizações que adotam essas práticas. A implementação dessas iniciativas também serve para abrir portas para estabelecer parcerias ou cumprir os requisitos necessários para participar de licitações públicas.

Confira no próximo tópico o que você tem a ganhar com o compliance empresarial.

Vantagens de estar em compliance nas empresas

Entender o que é compliance nas empresas e aplicar essas medidas pode render uma série de benefícios. Confira alguns dos principais abaixo.

• Antecipação a problemas: como o foco do compliance empresarial é evitar fraudes e falhas técnicas, uma das principais vantagens é poder se prevenir em relação a esses inconvenientes
• Diferencial competitivo: manter a conformidade pode ser uma forma de destacar o negócio em relação à concorrência
• Alinhamento das equipes: essas práticas ajudam a reforçar a missão e os valores das empresas, motivando as pessoas que trabalham lá e acreditam nos mesmos ideais
• Mais oportunidades: muitas companhias procuram fazer negócios apenas com quem tem certificados por implementar iniciativas de compliance
• Sustentabilidade: a adoção das medidas pode ajudar a empresa a manter sua eficiência organizacional a médio e longo prazo.

Exemplos de compliance nas empresas

Para você entender melhor o que é compliance nas empresas, vamos dar agora alguns exemplos que devem estar presentes no dia a dia de uma companhia. Imagine a elaboração de um plano de marketing de uma empresa.

A cada etapa do planejamento, a empresa busca revisar suas ações para analisar se elas seguem normas como:

• Código Civil
• Código de Defesa do Consumidor
• Código Brasileiro de Autorregulamentação Publicitária
• Lei 9.294/1996, que regulamenta a publicidade de determinados produtos.

Ações como o uso de gatilhos mentais, frases prontas de agradecimento e programas de fidelidade devem ser realizadas de forma ética, evitando enganar quem consome. Agora considere a adoção da metodologia OKR, que estabelece objetivos e métricas usadas na análise dos resultados-chave desejados.

Nesse caso, a companhia deve avaliar se os objetivos estabelecidos estão de acordo com os valores da organização e as normas vigentes. Na área do atendimento a clientes, a empresa precisa garantir por meio de normas internas e treinamentos que o público deve ser respeitado e ter seus dados preservados. Da mesma forma, sempre que houver um desligamento na equipe, é preciso observar o cumprimento das regras trabalhistas.

Na elaboração da projeção de vendas, também é uma norma de compliance avaliar impactos de eventuais mudanças em leis e outras regras sobre o desempenho. Nesses casos, também é importante elaborar planos de contingência para diferentes cenários.

Como implantar um programa de compliance na empresa?

Até aqui, explicamos o que é compliance nas empresas, suas vantagens e alguns exemplos. Se você quiser adotar essas práticas, é preciso cumprir as seguintes etapas:

1. Conheça as normas do setor

O primeiro passo para estabelecer um programa de compliance é entender todas as regras, normas e leis que se relacionam de alguma forma com sua empresa. Considere todas as etapas de sua operação, desde a fabricação de produtos – caso seja própria – até o processo de venda e relacionamento com clientes. Ações de logística, como transporte e armazenamento de produtos, também precisam ter atenção.

2. Faça análise de riscos

Forme um comitê com integrantes de todas as equipes ou contrate uma auditoria externa para analisar os riscos de todas as suas operações. Se sua empresa realiza a análise SWOT, o relatório deve conter o resultado desse trabalho para identificar riscos e oportunidades relacionadas ao cumprimento de normas e leis.

3. Crie um plano de ação

A partir dessa análise, você poderá definir estratégias que podem servir para corrigir todos os eventuais problemas que foram detectados. Inclua todas elas em um plano, de uma forma detalhada e em uma linguagem acessível para todas as pessoas lerem – seja qual for a qualificação delas.

4. Defina um manual de regras

Com base no seu plano de ação, crie um manual de regras que deve ser entregue a todas as pessoas que façam parte da organização. Assim, quem ingressar em qualquer equipe já será educado em relação à conformidade com as normas.

5. Treine sua equipe

Um bom líder de equipe deve garantir sempre que todas as pessoas que integrem as equipes de uma empresa fiquem por dentro de suas regras. Por isso, além de simplesmente entregar o manual, faça treinamentos periódicos.

6. Abra um canal de denúncias

A fiscalização das normas de compliance precisa ser constante, e a abertura de um canal para denúncias é parte integrante desse processo. Garanta o anonimato para evitar que alguém seja desencorajado a dar alguma informação importante.

7. Monitore ativamente

Não basta esperar que as denúncias cheguem. É preciso destacar equipes para realizarem um monitoramento constante do cumprimento das normas de compliance.

LGPD e compliance: entenda a relação

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma das principais normas que devem ser seguidas dentro do entendimento sobre o que é compliance nas empresas. Afinal, uma empresa costuma deter informações sensíveis de pessoas, como dados pessoais e de cobrança. E a LGPD serve justamente para isso: definir normas para coletar, tratar, armazenar e usar esses dados.

Essas regras não se aplicam somente a clientes, mas também a pessoas que trabalham na companhia e quem mais tiver envolvimento com ela de alguma forma. Se não cumprir essas regras, a empresa pode ser processada e condenada a pagar multas, além de sofrer um dano irreversível à imagem.

Por isso, estabelecer medidas para garantir o cumprimento da LGPD é um aspecto essencial. Essas medidas precisam estar presentes em todos os aspectos da gestão. Por exemplo: é preciso realizar uma pesquisa de satisfação de clientes de forma ética e transparente, garantindo a privacidade dos dados sempre.

A segurança nas transações comerciais também é muito importante para evitar problemas em uma empresa de vendas. Por isso, conte com ferramentas avançadas para cobrança presencial ou pela internet.

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