O que são despesas fixas? Entenda como o monitoramento pode ajudar seu negócio

Saber o que são despesas fixas é importante para fazer sua empresa crescer com qualidade.

Afinal, esse tipo de gasto está presente todo mês na rotina do negócio.

O monitoramento constante é essencial para identificar oportunidades de economizar.

Para que esse processo seja eficiente, é preciso antes de mais nada entender o que são despesas fixas.

Ao longo deste texto, vamos trazer todas as informações necessárias para otimizar sua administração.

Acompanhe até o final!

O que são despesas fixas?

Despesas fixas são aquelas que não têm relação direta com o volume de produção ou de vendas de uma empresa.

Ou seja, representam os gastos mensais do negócio que não aumentam ou diminuem junto com o faturamento daquele mês.

Porém, sempre que explicamos o que são despesas fixas, é importante ressaltar um detalhe: apesar dos nomes, esses valores muitas vezes mudam de um mês para o outro.

As contas de água e energia elétrica, por exemplo, variam conforme o mês.

Mesmo assim, a variação não acompanha o faturamento – portanto, é uma despesa fixa.

Qual a diferença entre despesas fixas e variáveis?

As despesas variáveis são aquelas com uma relação direta com o volume de produção ou de vendas.

Ou seja, é exatamente o contrário na comparação com o que são despesas fixas, pois quanto maior for a produção ou a venda, maiores serão esses gastos.

Um bom exemplo é o pagamento de uma comissão para vendedores de uma loja de roupas.

Neste caso, quanto mais essa loja vender, maior será essa despesa.

Em indústrias, despesas variáveis têm relação com a produção.

Você se lembra do exemplo da conta de luz?

No caso de uma fábrica que usa uma quantidade expressiva de energia na sua operação, a conta de luz pode ser uma despesa variável, pois ela aumenta ou diminui conforme o volume de produção.

Por que é importante monitorar as despesas fixas?

O monitoramento das despesas fixas é importante para que uma empresa tenha uma análise financeira eficiente.

As despesas fixas podem ter uma certa variação, como explicamos no tópico anterior.

Porém, o monitoramento constante pode apontar algum problema, como um aumento no custo de energia causado por uma falha na rede elétrica ou a falta de eficiência no gerenciamento da publicidade online.

Monitorar as despesas fixas mês a mês é uma forma de identificar esse tipo de situação, permitindo que o problema seja resolvido o quanto antes.

Por outro lado, o negócio que não faz esse monitoramento corre o risco de arcar com gastos maiores do que o necessário.

Essa situação leva à perda de eficiência, impede o crescimento da empresa e pode comprometer a operação.

Como você viu, entender o que são despesas fixas é muito importante para a saúde financeira da empresa.

Exemplos de despesas fixas em empresas

Para deixar bem claro o que são despesas fixas em empresas, vamos dar alguns exemplos:

• Pagamento de salários e benefícios a colaboradores, pró-labore e dividendos
• Contas de luz, água e internet, desde que não variam conforme a produção
• Investimento na qualificação dos colaboradores
• Aluguel ou prestações do financiamento do espaço onde fica a sede da empresa
• Aluguel de automóveis
• Taxa de condomínio do espaço
• Prêmios de seguro
• Mensalidades da assinatura de softwares e outros serviços
• Pagamento de parcelas de um financiamento
• Impostos como IPTU e IPVA

Como calcular despesas fixas?

A partir do entendimento sobre, é possível calcular o quanto elas representam em relação ao seu faturamento.

Para isso, o primeiro passo é fazer um acompanhamento de todos os gastos do negócio, classificando entre fixos e variáveis.

Faça um controle rigoroso para não deixar nenhum valor de fora.

Por mais insignificante que algumas despesas pareçam ser, a soma delas faz bastante diferença.

Ao final do mês, você pode fazer a soma dos valores – sempre levando em consideração a explicação que demos sobre o que são despesas fixas.

Feita a soma, o próximo passo é calcular o percentual em relação ao faturamento aplicando a seguinte fórmula:

• Percentual da despesa fixa = soma das despesas fixas / faturamento x 100.

Ou seja, é só dividir a despesa fixa pelo faturamento (e não o contrário).

O valor será um decimal, portanto é preciso multiplicar por 100 para obter o percentual.

É difícil estabelecermos um valor ideal, pois isso depende de fatores como o tamanho da empresa, sua área de atuação, entre outros fatores.

Por isso, o ideal é acompanhar mensalmente esse percentual e estabelecer metas para aumentar cada vez mais a eficiência do seu negócio.

Desta forma, é possível identificar várias oportunidades de reduzir despesas.

Como diminuir despesas fixas?

A boa gestão de uma empresa passa pela otimização de gastos, e há várias formas de reduzir as despesas fixas para melhorar os ganhos do negócio.

Acompanhe estas dicas.

1. Modernize equipamentos

Se você usa equipamentos defasados, corre o risco de gastar mais energia do que o necessário.

Isso vale tanto para um maquinário de uma fábrica quanto para o ar-condicionado de um escritório, ou até mesmo uma frota de automóveis.

Muitas vezes, a economia a longo prazo faz valer a pena investir nas melhorias.

2. Automatize processos

Em alguns casos, implantar um sistema de automatização também pode melhorar os resultados da sua empresa.

Afinal, existem plataformas que podem desempenhar automaticamente serviços que poderiam mobilizar colaboradores ou equipes inteiras.

Portanto, elas podem reduzir a necessidade de mão de obra.

3. Renegocie o que puder

Prestadores de serviço, fornecedores e locadores de imóveis ou outro tipo de bem costumam estar dispostos a renegociar contratos para manter sua fidelização.

Use esse trunfo ao seu favor e entre em contato com eles para tentar reduzir os valores pagos.

4. Incentive os colaboradores a economizarem

Muitas vezes, pequenos atos como apagar as luzes e desligar o ar-condicionado ao deixar um ambiente podem fazer a diferença.

Para isso, é preciso incentivar todo o seu time de colaboradores a ajudarem a empresa a economizar, valorizando aqueles que tomarem esse tipo de medidas.

5. Controle seu estoque

Empresas que armazenam produtos precisam realizar um controle de estoque – ou seja, controlar o fluxo de produtos que entram e saem.

E de tempos em tempos, procure fazer um balanço, contando os produtos e comparando o resultado com suas planilhas.

Você pode fazer o balanço mensalmente ou trimestralmente, dependendo do ritmo de movimentação do seu estoque, e sempre depois de um evento sazonal, como uma data comemorativa.

Como a inteligência de dados ajuda na gestão financeira do seu negócio

Até aqui, vimos o que são despesas fixas e algumas dicas para reduzi-las na sua empresa.

Nós já mencionamos a importância de monitorar esses gastos, mas também há métodos mais avançados para ajudar a aumentar a eficiência da empresa.

A partir de um sistema de inteligência de dados, é possível automatizar a análise de informações que podem direcionar decisões importantes para a empresa.

Nesse tipo de recurso, o software realiza uma análise de um extenso volume de dados para buscar padrões que se traduzem em informações valiosas.

O Cielo Farol é uma ferramenta de gestão que faz uso dessa tecnologia para ajudar no controle financeiro de sua empresa.

Por meio da nossa plataforma, é possível comparar seu negócio com seus concorrentes e outros negócios similares, além de obter informações como:

• Perfil de renda dos consumidores
• Gasto médio por compra
• Melhores dias e horários para vendas
• Quantidade de clientes novos e recorrentes
• Meios de pagamento mais usados.

Conheça melhor sua própria empresa usando o Cielo Farol!