Como organizar o estoque e ter o controle da operação? Confira dicas

Saber como organizar o estoque de uma empresa é uma necessidade na gestão de negócios com diferentes tamanhos e características. Desde pessoas microempreendedoras que vendem pelas redes sociais até grandes redes do varejo precisam redobrar os cuidados com seus produtos armazenados. Caso contrário, todo o trabalho feito para vender seus produtos acaba comprometido.

Portanto, se você quiser evitar transtornos no seu negócio, leia este artigo até o final e aprenda como organizar o estoque em dicas práticas.

O que é organização de estoque?

Organização de estoque é o processo de administrar o armazenamento de produtos em uma sede da companhia a partir da divisão dos itens em categorias para facilitar a localização. Essa atividade se relaciona a várias outras na gestão de uma empresa. Por exemplo, uma pesquisa de satisfação pode revelar dados sobre quais itens devem ter a quantidade aumentada ou reduzida.

Da mesma forma, técnicas de vendas como os gatilhos mentais também podem influenciar no armazenamento, pois é preciso definir quais produtos serão promovidos com o uso dessas estratégias. Já a análise SWOT pode revelar fatores externos que podem refletir no estoque, como a escassez de determinado produto ou alguma eventual mudança no comportamento de quem consome. Portanto, é uma área vital para uma empresa que vende presencialmente ou pela internet.

Por que organizar o estoque da sua empresa?

Saber como organizar o estoque é uma das principais necessidades de um negócio com sede física, pois um processo otimizado pode evitar prejuízos. Sem organização, muitas empresas correm o risco de ficar com produtos armazenados em excesso – ou seja, “encalhados”. Assim, não conseguem cobrir os gastos da produção própria – se for o caso – ou da compra para revenda.

Já na empresa que sabe como organizar o estoque, é possível elaborar uma projeção de vendas que priorize a oferta dos itens que estão sobrando. Por outro lado, se faltar algum produto, a empresa pode perder a oportunidade de fazer várias vendas. Nesse caso, o problema é ainda pior, pois a expectativa da pessoa interessada no item em falta acaba frustrada, prejudicando sua relação com o estabelecimento.

Continue lendo para entender como organizar o estoque em dicas práticas.

Como organizar o estoque de uma empresa?

Aprenda agora como organizar o estoque em seis etapas.

1. Mapeie todos os produtos

Não tem como organizar o estoque sem saber quais são os itens arquivados. Por isso, esta é a primeira dica: contabilize quantos exemplares de cada produto estão disponíveis. A partir dessa fase, você já terá uma ideia do que precisa repor e se existe algum item encalhado. Comece reunindo em um só espaço todos os itens armazenados, pois assim você poderá se organizar para saber o que já foi contabilizado e o que ainda falta.

2. Classifique cada item

A organização em si começa agora, com a classificação. Escolha o máximo possível de categorias, de acordo com as características dos itens que você vende. Alguns exemplos bastante comuns de categorias são:

• Tamanho
• Cor
• Gênero
• Tipo
• Marca
• Linha do produto
• Nome do item
• Fornecedor.

3. Faça um inventário

Agora que você já tem a categoria, é hora de criar o seu inventário – ou seja, a lista com todos os produtos armazenados. Esse documento tem várias utilidades, sendo que a principal delas é conferir se os dados da última contagem estão certos. O inventário precisa ser feito uma vez por ano, mas empresas com alto giro – ou seja, que vendem e repõem bastante os produtos – devem elaborar o documento com uma frequência maior. Faça uma lista levando em conta todas as categorias criadas na etapa anterior.

4. Conheça sua demanda

A organização do estoque envolve também um conhecimento amplo da demanda do negócio. Afinal, aqueles produtos mais procurados precisam ser repostos com bastante frequência. Da mesma forma, é preciso estabelecer um limite para a compra ou fabricação de itens com menor saída. Essa etapa é importante para a elaboração de um plano de marketing que possa ajudar a minimizar eventual excesso ou escassez de determinados artigos.

5. Implante um sistema de identificação

A organização do estoque dá trabalho, mas uma identificação bem-feita pode otimizar o processo. Um sistema bastante adotado atualmente é o do código de barras, criado para evitar as falhas humanas que podem acontecer no preenchimento manual dos dados. Ao ser identificada por um código, a mercadoria pode ser rastreada a qualquer momento. Assim, se ela é vendida, automaticamente é retirada do estoque.

6. Treine seu time

Não basta organizar perfeitamente o estoque sem dar a devida orientação para quem trabalha no estabelecimento. Por isso, bons líderes de equipe mantém sempre seu time bem treinado. Cada integrante precisa entender como o processo é implementado. Além disso, é uma boa prática destacar uma pessoa para fazer verificações todos os dias, ajudando a reparar pequenos erros que, se passam despercebidos, podem até influenciar em alguma decisão da empresa.

Quais são os métodos de controle de estoque?

Existem métodos diferentes de controlar um estoque. Conheça um resumo dos principais:

• PEPS (Primeiro a Entrar é o Primeiro a Sair): a cada venda, é enviado o exemplar que está há mais tempo no estoque
• UEPS (Último a Entrar é o Primeiro a Sair): ao contrário da metodologia anterior, as mercadorias mais recentes são as primeiras a serem encaminhadas
• Just in Time (Bem na Hora): no momento de uma venda, um pedido de compra ou produção do item para reposição já é feito, evitando assim que o estoque fique parado.

Também existem metodologias criadas para somar o valor dos ativos armazenados, uma parte importante do controle do estoque. Conheça três exemplos:

• Preço específico: um determinado valor é atribuído a cada item
• Custo Médio: a cada movimentação de entrada e saída, é realizado um novo cálculo para somar a média dos valores do estoque
• Curva ABC: os itens são divididos em três categorias (A, B e C), conforme lucratividade, giro de estoque e a fatia que representam no faturamento da empresa.

O que fazer com produtos danificados?

A presença de algum produto danificado na loja é chamada de quebra de estoque. Nesses casos, a primeira medida a ser tomada é a documentação das perdas. Depois, é preciso avaliar o motivo e a eventual mudança de alguns processos para que isso não volte a acontecer. A inspeção de cada item que chega, o reforço na segurança e a análise das condições de armazenamento podem ajudar a evitar novas quebras de estoque.

Além disso, também é preciso providenciar a reposição daquele item. Desta forma, a empresa evita um problema ainda maior: a ruptura do estoque, ou seja, a ausência de determinado item, o que pode levar a perdas de vendas.

Benefícios da organização de estoque

Já vimos neste texto como organizar o estoque e por que essa atividade é tão importante. Confira agora o que a sua empresa tem a ganhar implementando essa prática:

• Planejamento: ao acompanhar o giro de seu estoque, você pode planejar com antecedência a compra ou produção de novos itens para a reposição
• Acompanhamento de dados: as informações sobre quais produtos estão saindo mais podem servir como base para quem faz a gestão tome as melhores decisões para a empresa
• Menos desperdício: se você vende itens com prazo de validade, como medicamentos ou alimentos, saber como arrumar o estoque é necessário para evitar perdas
• Integração com a gestão financeira: com um sistema de gestão integrado ao controle de estoque, é possível conectar e otimizar os processos desses dois setores
• Melhor experiência de compra: um estoque bem organizado ajuda a melhorar o atendimento a clientes de lojas físicas, que não precisam ficar esperando muito tempo para que o profissional responsável pelo atendimento encontre no estoque a peça solicitada.

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