O que é planejamento orçamentário? Descubra como funciona e como fazer

Entender o que é planejamento orçamentário representa um passo para ter uma gestão financeira tranquila do seu negócio.

Sem as previsões de despesas com cada setor, você corre o risco de enfrentar alguma dificuldade financeira e precisar recorrer a empréstimos.

Afinal, imprevistos podem ocorrer a qualquer momento, e apenas com uma boa inteligência de negócios você poderá estar preparado para eles.

Mesmo os melhores administradores precisam de um norte para tomar decisões, e é isso o que você vai aprender neste texto.

Então, continue a leitura e aprenda o que é planejamento orçamentário e como fazer um.

O que é planejamento orçamentário?

Planejamento orçamentário é um plano elaborado para projetar todas as receitas e despesas de uma organização em um determinado período.

Essa previsão se baseia em dados atuais para estimar as entradas e saídas.

Os gastos de cada setor da organização são mapeados para que seja estabelecido um teto, minimizando os riscos de um colapso financeiro.

Uma forma de definir o que é planejamento orçamentário é o termo “contabilidade reversa”.

A ideia é que, em vez de analisar movimentações passadas, o planejamento busca projetar o futuro por meio de dados já disponíveis, indo na direção contrária da contabilidade.

Para que serve um planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário serve para direcionar as ações de uma organização.

Esse documento é usado para embasar a tomada de decisões de ordem financeira, ajudando a otimizar o uso dos recursos e a evitar riscos.

Com ele, os gestores podem ter uma visão ampla dos investimentos, das receitas e dos resultados do empreendimento.

Embora não seja obrigatório, entender o que é planejamento orçamentário é um fator decisivo para um negócio sobreviver a longo prazo.

Essa importância foi evidenciada por uma pesquisa da consultoria Falconi com empresas que faturam anualmente de R$ 4,8 milhões a R$ 300 milhões, como mostra esta reportagem.

O levantamento apontou que apenas 10% desses negócios declaram ter um planejamento de longo prazo, enquanto 47,6% afirmam não ter ações de médio e longo prazo definidas.

Ao mesmo tempo, 44,1% dessas pequenas e médias empresas afirmam apresentar crescimentos tímidos, e 20,9% se veem estagnadas ou em declínio.

Ou seja: mais da metade das empresas não tem planos a médio e longo prazo, assim como não alcança os resultados esperados.

Em um mercado assim, planejar bem suas ações pode ser um diferencial competitivo.

Qual a diferença entre planejamento orçamentário e financeiro?

A diferença entre o que é planejamento orçamentário e financeiro é simples: o primeiro é focado no curto prazo, enquanto o segundo é mais amplo.

O planejamento financeiro é um levantamento das receitas e despesas imediatas de todas as áreas do negócio, incluindo as dívidas.

Portanto, não envolve a projeção futura.

Já o planejamento orçamentário é mais complexo.

Afinal, para determinar limites de gastos, é preciso levar em conta fatores como os objetivos da organização, o cenário político e socioeconômico, projetos futuros, estimativas de gastos, receitas e lucro.

Quais são os tipos de planejamento orçamentário?

Agora que você entendeu o que é planejamento orçamentário, vamos mostrar os diferentes tipos existentes.

A escolha do planejamento a ser feito depende de fatores como os objetivos, porte e área de atuação da empresa.

Vamos mostrar aqui alguns dos principais e para quais tipos de negócio eles são indicados.

Planejamento estático

O planejamento orçamentário estático é aquele que não sofre alterações.

Portanto, todas as previsões e tetos de gastos devem seguir as mesmas até o fim do período previsto.

Ou seja, após o direcionamento dos recursos, esses gastos ficam engessados.

Esse modelo é usado principalmente por grandes empresas, que precisam de um facilitador de controle financeiro.

Devido à complexidade das operações, negócios desse tipo teriam muita dificuldade em realizar um acompanhamento frequentemente dos itens do planejamento.

Planejamento variável

Também chamado de flexível, esse tipo de planejamento orçamentário vai na direção oposta ao estático.

Isso porque permite o desenvolvimento do plano a partir de uma margem orçamentária maior.

Essa margem superior abre espaço para eventuais alterações no direcionamento dos recursos, em caso de necessidade ou mesmo para uma oportunidade de ampliar os lucros.

Para viabilizar esse tipo de plano, é preciso realizar um acompanhamento frequente.

Por ser oposto ao estático, o planejamento orçamentário variável pode ser usado por empresas de menor porte, que não têm uma operação altamente complexa.

Planejamento contínuo

O planejamento orçamentário contínuo, ou rolling forecast, lembra aquelas pesquisas que medem inflação pelo “acumulado do ano”, ou seja, o resultado referente aos 12 últimos meses antes da conclusão do estudo.

Nesse caso, o planejamento é elaborado para cobrir um período de um ano, ou meio ano em alguns casos.

A cada mês, é realizada uma revisão para atualizar o orçamento, aumentando assim o realismo das projeções.

Por isso, exige acompanhamento frequente, assim como o planejamento variável.

É indicado para empresas que comercializam itens com ciclos de vida curtos, como vestuário e eletrônicos, e mercados com alta volatilidade.

Planejamento matricial

Também conhecido como Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD), o planejamento orçamentário matricial é elaborado a partir do cruzamento de dados por departamentos.

Em vez de gerenciar as despesas e receitas por centro de custos, essa modalidade prevê que cada subdivisão realize um orçamento específico.

Acima de todas elas está uma matriz, responsável por reunir os orçamentos para então destinar os recursos.

O planejamento matricial pode ser usado por organizações de diversos portes, que tenham como prioridade obter uma visão ampla dos orçamentos do setor.

Aprenda como fazer um planejamento orçamentário

O entendimento sobre o que é planejamento orçamentário depende também do conhecimento das suas principais etapas.

Por isso, confira os passos abaixo.

Definição dos objetivos

A primeira etapa para a elaboração do planejamento orçamentário é determinar suas metas, o que pode variar de acordo com o modelo de negócios e a trajetória da empresa.

Esses objetivos são definidos por métricas.

Portanto, essa fase consiste em apontar quais indicadores deverão ser perseguidos durante os processos da organização.

Alguns exemplos são:

• Receita
• Lucro
• Número de clientes
• EBITDA (sigla em inglês para “Lucro Antes dos Juros, Impostos, Depreciação e Amortização”, aponta os ganhos levando em conta apenas as atividades operacionais)
• MRR (sigla em inglês para “Receita Mensal Recorrente”, ou seja, a receita com pagamentos de mensalidades e assinaturas).

Uma alternativa para esta etapa é a técnica One Metric that Matters (uma métrica que importa), que consiste na escolha de apenas um indicador no qual a empresa deve se concentrar.

Projeção de vendas

Para realizar o planejamento de vendas, é preciso definir os canais usados para distribuição dos produtos, que podem ser:

• Lojas físicas
• E-commerce
• Revendedores
• Representantes

Depois, é preciso listar os produtos ou serviços comercializados, estimando sua quantidade e estipulando o preço.

É necessário, ainda, projetar as deduções sobre as vendas.

Em outras palavras, os valores calculados sobre o faturamento bruto obtido, como impostos, comissões e custos com frete.

Eventuais cancelamentos de compra e devoluções também podem entrar nessa conta.

Com a projeção realizada, é possível analisar meios para tentar reduzir os percentuais de deduções e, assim, melhorar a receita líquida e a lucratividade.

Projeção de custos

Cada venda tem seus custos, seja de produtos ou serviços.

Portanto, esta etapa do planejamento orçamentário serve para estimar esses valores.

Os custos podem ser divididos em três tipos, conforme o tipo e a área de atuação do negócio:

• Custo dos Produtos Vendidos (CPV): geralmente adotada na indústria, essa métrica indica o quanto foi gasto para a fabricação de cada item, desde as matérias-primas, a mão de obra, até a energia elétrica e a manutenção dos equipamentos
• Custo das Mercadorias Vendidas (CMV): mais usado no varejo, determina quanto custou um item revendido
• Custo dos Serviços Prestados (CSP): indica o quanto foi gasto para a prestação de um serviço, como o custo de contratação de um profissional, aluguel de máquina ou mensalidade de um software.

Tudo o que for relacionado diretamente ao produto ou serviço deve entrar nessa projeção.

Projeção de despesas operacionais

Já as despesas são aqueles gastos que não dependem do que foi vendido, mas são necessários para manter as operações da empresa.

Elas podem ser divididas entre:

• Despesas administrativas: valores referentes a compra de materiais de expediente, salários de colaboradores, contabilidade, pró-labore
• Despesas comerciais: valores relacionados ao processo de vendas, como gastos com marketing, publicidade, comissões, entregas e fretes
• Despesas financeiras: envolvem setor financeiro, como juros e tarifas bancárias
• Despesas tributárias: valores de impostos e taxas a serem recolhidos.

Essas despesas operacionais devem ser consideradas gastos fixos, já que não dependem de resultados de vendas.

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Como você viu, saber o que é planejamento orçamentário é um passo importante para evitar contratempos no seu negócio.

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