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Como fazer um inventário de estoque? Aprenda dicas práticas e efetivas
Todo empreendedor que trabalha com a venda de produtos deve saber como fazer um inventário de estoque.
Afinal, essa é uma tarefa que garante que os clientes serão atendidos naquilo que buscam, além de evitar desperdícios.
Se você concorda que o controle de estoque é importante e necessário, mas encontra dificuldades para fazer, este conteúdo vai ajudar.
A partir de agora, vamos trazer dicas práticas e efetivas sobre como fazer um inventário de estoque e usar essa informação no seu planejamento de vendas.
Acompanhe até o final para conhecer ainda os tipos de inventário e tomar as melhores decisões para reduzir custos e ganhar eficiência na empresa.
O que é inventário de estoque?
Inventário de estoque é uma listagem de todos os itens armazenados por uma empresa para venda, sejam externos, como gôndolas de um mercado, ou internos, como no caso de um e-commerce.
Sua elaboração deve seguir determinados padrões, que são definidos pela própria empresa de acordo com variáveis como peso, tamanho, valores e localização.
Além disso, a maneira como é realizado o inventário na loja é orientada por normas do Conselho Federal de Contabilidade (CFC).
Mas não se preocupe em pesquisar e ler sobre isso agora. Neste conteúdo, vamos mostrar de forma bem simples tudo o que você precisa saber e fazer.
Além disso, tenha em mente que vale aprender como fazer um inventário de estoque não apenas para cumprir normas contábeis, mas porque a tarefa ajuda seu negócio a crescer.
É o que vamos comentar a seguir.
Qual é a importância de fazer o inventário?
O inventário de estoque deve ser feito por todas as empresas que possuem produtos de qualquer tipo armazenados.
Seu objetivo é verificar com a maior precisão possível os itens e as quantidades de cada um.
Essa prática ajuda a evitar problemas nas áreas de suprimento, distribuição e logística de uma empresa.
Como exemplo, pense em um mercadinho que precisa repor estoque com alguma frequência.
Se o espaço não tiver um bom controle, o estabelecimento corre o risco de ficar sem algum tipo de produto para vender.
Ou o contrário: algum produto pode ficar armazenado em quantidade muito grande até passar o período de validade.
Tudo isso pode ser evitado com um bom inventário de estoque.
Quando fazer um inventário de estoque?
A periodicidade do inventário varia de acordo com a realidade do seu negócio.
No mínimo, empresas que não têm grandes volumes em seus depósitos fazem essa contagem ao final de cada ano.
Porém, com um intervalo tão grande entre a realização dos inventários, fica mais difícil analisar e corrigir eventuais erros e desvios de mercadorias.
Então, há gestores que preferem fazer uma contagem de referência a cada mês ou trimestre, por exemplo.
Por outro lado, mesmo que você não esteja entre os maiores varejistas do Brasil, vale pensar em um inventário permanente.
Sempre lembrando que é esse controle rígido do estoque que ajuda a reduzir perdas e planejar melhor as vendas, assim como as compras com fornecedores.
Inclusive, você pode usar um software de gerenciamento de armazém que atualiza os dados em tempo real.
Dessa forma, o controle é realizado sem precisar interromper suas outras atividades.
Como é realizado o inventário na loja
Antes de passarmos ao passo a passo sobre como fazer um inventário de estoque, vale entender como funciona esse processo e o que você pode fazer para torná-lo mais fácil.
A contagem propriamente dita se favorece quando você organiza bem os produtos nos pontos de venda.
Além de serem separados por marca, tipo e outras características, os itens devem ficar à mostra de uma forma que facilite a manipulação e o acesso ao código de barras.
Tome cuidado para não deixar um produto de um tipo em meio a outros, pois isso pode levar a erros na contagem.
Então, para efetivamente iniciar o inventário, leve em conta duas dicas essenciais:
Use um programa de gestão em seu estoque
Há empresas que adotam o inventário no papel, ou em uma planilha no computador.
Nelas, um funcionário usa uma lista de itens para conferir os produtos um a um.
Também há modelos prontos para usar no Excel ou Google Planilhas.
Porém, são práticas viáveis apenas em estabelecimentos com pouco volume e rotatividade de itens, pois deixam sua empresa exposta a falhas humanas.
E um simples erro pode comprometer seu planejamento e a tomada de decisão.
Por isso, é mais indicado o uso de um software de gestão que possibilite exportar arquivos e dados e importar resultados recebidos.
Pause entradas ou saídas de mercadorias durante o inventário
Como já destacamos, a elaboração do inventário de estoque requer organização dos produtos.
Por isso, o ideal é que as atividades da sua loja sejam interrompidas durante o processo.
Afinal, entradas e saídas de produtos podem dificultar a contagem e até mesmo levar a erros.
Já com tudo parado, fica mais fácil fazer a contagem dos produtos.
O ideal é ter um tempo somente para tarefas como etiquetar, datar, organizar e conferir cada produto.
Se você não conseguir tirar um dia para isso, escolha uma época de pouca movimentação no seu estabelecimento.
Quais são os tipos de inventário?
O inventário de estoque pode ter vários tipos, de acordo com a quantidade e a finalidade da contagem.
Veja abaixo os principais:
- Rotativo: determina uma frequência para que o estoque seja submetido à contagem, muito usado por empresas com alto giro de mercadorias
- Cíclico: determina uma frequência para o ajuste entre o volume dos itens e as informações de lançamentos contábeis, com o objetivo de aumentar a segurança da base de dados da loja
- Periódico: a contagem é realizada ao final de um período previamente determinado, para atualizar dados, corrigir eventuais erros e elaborar demonstrativos financeiros detalhados
- Parcial ou dinâmico: contabiliza apenas uma parte do estoque, para que se possa fazer um controle especial sobre determinado tipo de produto
- Anual: feita ao final do ano fiscal para realizar o balanço anual do estoque e embasar decisões futuras
- Geral: envolve contagem e identificação de todos os bens de uma empresa, para avaliar seu patrimônio.
Em seguida, vamos mostrar por etapas como fazer um inventário de estoque.
Como fazer um inventário de estoque: passo a passo
Agora, você já sabe que a realização de um inventário de estoque exige cuidado para evitar falhas.
Então, vamos ver detalhes sobre as etapas mais importantes desse processo.
1. Defina a metodologia que será usada
A contagem não pode começar sem a definição da metodologia que será usada.
Essa etapa é essencial para evitar que o processo sofra alguma mudança no meio do caminho porque um colaborador realiza a contagem de maneira diferente de outro.
A forma como os produtos serão quantificados, seja por peso, unidades, volume ou valor econômico, precisa ficar clara.
O método ABC, por exemplo, é uma maneira de classificar os produtos conforme suas rotatividades.
Porém, há outras estratégias de classificação, como zonas ou famílias de produtos.
O importante é que todas as pessoas envolvidas no processo sejam orientadas sobre a metodologia escolhida.
2. Escolha um dia ou horário para realizar o inventário
Como já explicamos, o ideal é pausar as atividades da sua empresa durante a contagem dos itens, para evitar entradas e saídas que possam atrapalhar o processo.
Por isso, o ideal é escolher um dia ou horário para isso.
Se for possível, interrompa toda a atividade do negócio para isso, ou aproveite os horários em que o estabelecimento está fechado.
Uma alternativa é levar em consideração o efeito da sazonalidade para organizar os estoques em períodos de pouca atividade.
3. Categorize seus produtos
Em um cenário ideal, seus itens já estão bem organizados para facilitar o processo de contagem.
Se esse não for o caso, não deixe de organizar tudo antes de começar o inventário.
Você pode usar etiquetas para inventário de estoque para separar caixas, prateleiras e armários.
Além de agilizar o processo, essas medidas ajudam a evitar erros na contagem.
4. Faça recontagem
A recontagem é um processo essencial para evitar falhas no processo.
A primeira contagem pode ser manual, com o contador conferindo quantos produtos há em uma fileira ou um corredor.
Depois, entra a contagem eletrônica, com uso de leitor de código de barras.
Assim, além de quantificar os itens, a recontagem torna possível detectar se há um produto de um tipo misturado a outros.
Então, as duas informações são comparadas para garantir que o inventário está correto.
5. Faça backup dos dados
Depois da contagem, a etapa seguinte é o arquivamento dos dados coletados.
Nessa hora, é essencial criar uma cópia de segurança dessas informações. Afinal, se elas forem perdidas, todo o processo precisa ser realizado mais uma vez.
Já pensou em terceirizar o serviço de inventário? Otimize seus recursos
Depois de conferir todas as dicas, você pode estar se perguntando: tem como fazer um inventário de estoque de maneira mais rápida e confiável?
Além do reforço da tecnologia, como já explicamos, uma alternativa é terceirizar o serviço de inventário.
Assim, você pode contar com o apoio de especialistas, que estão acostumados a esse serviço e conhecem todos os atalhos para evitar qualquer contratempo.
Aliás, ter especialistas ao seu lado é uma excelente dica de gestão, que vale para todas as áreas do negócio.
Nisso, você pode contar com a Cielo.
Com o Cielo Unifica, você garante o total controle sobre as maquininhas de cartão que utiliza para receber pagamentos, além de contar com um panorama geral do negócio para tomar as melhores decisões.
Já com o Cielo Farol, você usa a inteligência de mercado e a ciência de dados para ter uma visão completa da sua empresa e do mercado que participa.
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