Relatório de vendas: descubra o que é e como fazer

A pessoa que sabe como fazer um relatório de vendas tem mais chances de tomar decisões que ajudam a melhorar os resultados da empresa onde trabalha.

Afinal, esse documento apresenta dados que mostram os melhores meios de oferecer um produto ao cliente e fechar a venda, mantendo o consumidor fiel à marca a partir de um bom relacionamento.

Tudo isso é essencial para que você possa sugerir ou definir estratégias que façam a diferença.

Como hoje existem tecnologias que facilitam bastante a análise desses dados, muitos negócios têm investido na ideia.

Para que sua empresa não fique atrás da concorrência, leia o nosso artigo e aprenda como fazer um relatório de vendas.

O que é um relatório de vendas?

Relatório de vendas é um documento contendo vários dados que apontam o desempenho de setores como comercial, marketing e atendimento.

Ou seja, todos os segmentos ligados diretamente ao planejamento e à execução das ofertas aos clientes.

O documento deve ser atualizado periodicamente e os dados a serem incluídos variam conforme as características do negócio e seus objetivos.

Entre os indicadores de vendas que podem aparecer no documento estão:

• Volume total e taxa de conversões;
• Volume e taxa de conversões por canal de vendas;
• Faturamento a partir das vendas;
• Ticket médio;
• Frequência de compras;
• Quantidade de leads e prospects;
• Itens com maior e menor procura;
• Estratégias de upsell e cross sell bem sucedidas.

Vários tipos de métricas podem ser incluídas, desde que façam sentido para a realidade e os objetivos da empresa.

Para que serve um relatório de vendas?

O objetivo do relatório de vendas é identificar falhas a serem sanadas ou eventuais oportunidades de melhorar os resultados da empresa.

Portanto, os dados do documento devem ser usados para embasar futuras metas e estratégias, além de inspirar decisões imediatas se for necessário.

E para avaliar o desempenho de um negócio, apenas o volume de vendas é insuficiente.

Afinal, devem ser considerados outros fatores, como retenção e fidelização a partir de uma boa experiência do cliente e otimização de gastos com publicidade.

Porém, saber como fazer um relatório de vendas pode ajudar também a avaliar a performance de cada pessoa que integra a equipe de Vendas, identificando atributos como inteligência emocional.

Assim, os dados podem embasar programas de valorização de talentos e eventuais promoções, além da necessidade de oferecer meios de buscar o desenvolvimento de colaboradores com baixa performance.

Qual é a importância de acompanhar a evolução das vendas?

O uso de dados para analisar vendas é uma tendência internacional.

Um conceito que vem ganhando força é o Big Data, ou seja, um volume imenso de dados interpretados com uso de ferramentas tecnológicas.

A partir dessa ideia, muitas empresas ao redor do mundo têm tomado iniciativas para acompanhar a evolução de vendas.

De acordo com esta pesquisa (em inglês) da MicroStrategy, empresa especializada em inteligência de negócios, 94% dos executivos consultados consideram a análise de dados importante para os esforços de transformação digital de suas empresas.

Outro relatório (também em inglês), elaborado pela consultoria McKinsey, aponta que negócios que embasam suas ações em indicadores têm 23 vezes mais chances de superar seus concorrentes na aquisição de novos clientes.

Saber como fazer um relatório de vendas a partir das informações de seu desempenho deixa de ser uma vantagem competitiva e torna-se uma necessidade de mercado.

Quais são os formatos para gerar e apresentar o relatório?

Há vários formatos que podem ser usados para a elaboração e a apresentação de um relatório de vendas.

Confira abaixo os principais e algumas situações em que eles podem ser usados:

• E-mail: para deixar as equipes a par do conteúdo sem a necessidade de realizar uma reunião;
• Planilhas: o envio de planilhas pode ser útil quando destinado a pessoas com conhecimento para interpretar os dados sem dificuldade, podendo ser compartilhado com um recurso como o Google Drive;
• Apresentação com slides: usada em caso de necessidade de detalhar bem a explanação de forma didática e abrir espaço para dúvidas e sugestões sobre processos a serem adotados a partir dos dados;
• Animação em vídeo: caso seu objetivo seja convencer investidores, invista na produção de um conteúdo em vídeo para transmitir uma imagem de profissionalismo e excelência.

Tenha em mente que saber como fazer um relatório de vendas também inclui a escolha do formato.

Como fazer um relatório de vendas?

Agora que você entendeu a importância da análise, chegou o momento de entender como fazer um relatório de vendas.

Para isso, siga os passos que vamos mostrar abaixo.

Defina quais serão os indicadores usados

Você já conferiu no início desse artigo alguns exemplos de indicadores que podem ser usados em um relatório de vendas.

Entender quais dados são relevantes para sua empresa é necessário por duas razões essenciais:

• Otimizar o processo de elaboração do relatório, excluindo informações irrelevantes;
• Garantir que o documento vai ajudar a empresa a seguir seus rumos.

Por exemplo, métricas como Lifetime Value (LTV) e Índice de Retenção podem servir para analisar medidas para aumentar a recorrência dos clientes.

Já indicadores como faturamento e margem de lucro podem auxiliar na precificação.

Estabeleça os objetivos do relatório

A partir das métricas usadas, você poderá estabelecer a finalidade do seu relatório.

Essa parte é importante para que o documento contenha informações relevantes e sua apresentação seja adequada para o perfil de quem vai ler ou assistir à sua apresentação.

Por isso, vamos dar alguns exemplos de tipos de relatório, conforme os dados escolhidos:

• Relatório de conversão: inclui dados que apontam a quantidade de leads convertidos em clientes, para avaliar estratégias de fundo de funil;
• Relatório de oportunidades: quantifica os leads com potencial de conversão;
• Relatório de funil de vendas: mostra o desempenho em todos os momentos da jornada do cliente para identificar eventuais gargalos em algum deles;
• Relatório de upsell e cross sell: serve para acompanhar medidas para aumentar o ticket médio (lembrando: upsell significa oferecer uma solução completa a um valor maior e cross sell é a oferta de um item complementar);
• Relatório de previsão de vendas: inclui dados que ajudem a projetar o desempenho da área comercial.

Escolha o formato de apresentação

Com todos os dados já definidos, chega o momento de definir o formato da apresentação, conforme os tipos que mencionamos anteriormente.

Uma boa escolha pode garantir que as informações serão bem absorvidas.

Para definir o formato, leve em consideração as características do público.

Se você vai apresentar os dados a alguém com pouco conhecimento na área de Vendas, escolha uma apresentação ou um vídeo com muitos gráficos.

Assim, fica mais fácil elucidar os dados.

Porém, se as pessoas que vão conferir as informações têm facilidade para entender os dados, avalie criar uma planilha para envio por e-mail, pois assim você ganha agilidade nesse processo.

Selecione o período que será analisado

Essa escolha diz respeito ao tempo que cada relatório vai analisar, podendo ser semanal, mensal, semestral ou até anual.

Uma escolha adequada do período pode fornecer uma boa base de comparação, que pode ser em relação ao período anterior.

Por exemplo, a cada semana, um relatório aponta a variação de desempenho entre a semana anterior.

Porém, para levar em consideração a sazonalidade, o ideal é fazer a comparação com o mesmo período do ano anterior.

Leve em consideração os objetivos da empresa para tomar sua decisão.

Estude os dados e tome decisão a partir deles

O profissional que sabe como fazer um relatório de vendas a partir das dicas que demos acima já tem em mente a forma como as informações podem ajudar.

O embasamento de decisões a partir da análise de um relatório de vendas é a forma como o documento pode fazer a diferença para a empresa.

Desta forma, quem está responsável pela gestão pode analisar se as iniciativas tomadas para aumentar as vendas e o faturamento, captar leads e reter clientes estão dando certo ou precisam melhorar.

Para tomar as decisões da melhor maneira, crie gráficos para ajudar a procurar padrões nos dados.

Ao identificar alguma anormalidade, procure saber as razões.

Lembre-se que é importante avaliar causas de aspectos positivos também, para manter e reforçar iniciativas saudáveis e valorizar colaboradores eficientes.

Com Farol e Unifica, a Cielo te ajuda a automatizar os relatórios de vendas

Saber como fazer um relatório de vendas também inclui buscar meios de obter esses dados de uma maneira rápida e eficiente.

A boa notícia é que há ferramentas que podem ajudar seu negócio nisso, inclusive automatizando a geração dos relatórios de vendas.

O Cielo Farol dá uma visão completa do desempenho de uma empresa a partir de dados gerados no ato do pagamento, seja em maquininhas ou no e-commerce.

Além de extrair informações como volume de vendas e faturamento, a ferramenta é capaz de comparar com dados de concorrentes.

O sistema também traça perfis de renda e comportamento dos seus clientes, além de apontar os dias e o horário com mais vendas.

Já o Cielo Unifica pode ajudar na gestão financeira do seu negócio, melhorando seu controle e a transparência das informações.

Com ele, você pode controlar taxas, vendas e recebimentos a partir de dados de todas as suas maquininhas – inclusive aquelas que não são da Cielo.

Conheça nossas soluções e deixe a Cielo melhorar as vendas, as finanças e a gestão do seu negócio!