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Como emitir nota fiscal? Guia completo para empreendedores
Saber como emitir nota fiscal é uma das primeiras preocupações de quem está formalizando seu negócio e quer crescer de forma profissional. E sim: emitir NF é mais simples do que parece, desde que você saiba por onde começar.
A nota fiscal é o documento que comprova uma venda ou prestação de serviço. Ela é obrigatória para a maioria dos negócios e, a partir de janeiro de 2026, passará a seguir um modelo unificado em todo o Brasil.
Por isso, entender esse processo desde já evita problemas e ajuda você a se organizar para crescer.
Neste guia, você vai descobrir como emitir nota fiscal sendo MEI, ME ou empresa de maior porte. Vamos explicar o passo a passo, os documentos exigidos, as mudanças que vêm por aí e outras dúvidas comuns.
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Qual a importância da nota fiscal para a sua empresa?
A nota fiscal é fundamental para manter o negócio regularizado, evitar problemas com o Fisco e garantir mais segurança para a empresa e para seus clientes.
A emissão de NFs comprova que sua empresa está operando dentro da lei, permite uma gestão mais organizada e profissional, e ainda fortalece a confiança de quem compra com você.
Para o cliente, esse documento garante transparência na compra e assegura direitos importantes, como a possibilidade de troca ou devolução.
A NF também é essencial para registrar corretamente o faturamento, calcular tributos e manter as obrigações fiscais em dia.
Sem a emissão de nota, a empresa pode enfrentar consequências graves, como multas, apreensão de mercadorias e até acusações de sonegação fiscal.
Além disso, deixar de emitir nota fiscal pode prejudicar a imagem do negócio e limitar oportunidades de crescimento, como a venda para outras empresas ou a participação em licitações públicas.
Em resumo, quem emite nota fiscal:
- Fortalece a reputação no mercado
- Evita multas e problemas legais
- Ganha mais controle financeiro e fiscal
- Oferece mais segurança e comodidade para o cliente
- Abre espaço para crescer com solidez
Leia também: Auditoria fiscal: o que é, benefícios e como preparar sua empresa
O que é preciso para emitir nota fiscal?
Para emitir nota fiscal, a empresa precisa estar regularizada, ter alguns documentos básicos e acessar o sistema de emissão autorizado, que varia de acordo com o regime tributário escolhido. Veja o que é necessário:
- CNPJ ativo e regularizado.
- Inscrição municipal e/ou estadual, conforme a atividade (prestação de serviços ou comércio).
- Certificado digital, obrigatório para a maioria das empresas, inclusive MEIs que emitem Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal Avulsa (NFA-e); dispensado apenas para MEIs que utilizam o emissor nacional da Nota Fiscal de Serviço, NFS-e).
- Sistema de emissão de nota fiscal, conforme o perfil da empresa:
- Emissor nacional (para MEIs que prestam serviços ou vendem produtos, conforme a exigência da atividade e do estado)
- Sistema municipal (para NFS-e, geralmente prestadores de serviço que não são MEI)
- Sistema da Sefaz estadual (para NF-e ou NFC-e, geralmente comércios e indústrias)
- Software emissor, que pode ser gratuito (caso de MEIs e algumas MEs do Simples Nacional) ou contratado, integrado a um sistema de gestão.
- Credenciamento junto à Sefaz do estado para autorização de emissão (para MEIs e MEs que precisam emitir NF-e e empresas de maior porte, geralmente no Lucro Presumido ou Lucro Real).
Como emitir nota fiscal?
Emitir nota fiscal é um processo que depende do tipo de empresa e da atividade exercida. Abaixo, explicamos como funciona para MEI, ME e empresas de médio e grande porte.
Como emitir nota fiscal MEI
Para quem é Microempreendedor Individual (MEI), o processo é simples, especialmente após a criação do Emissor Nacional.
O processo abaixo vale para a emissão de NF eletrônica de serviço (NFS-e) ou produto (NF-e). Mas, nesse último caso, o MEI precisa ser credenciado pela Sefaz do estado.
- Acesse o sistema nacional pelo site ou app disponível nas lojas de aplicativos
- Faça login com sua conta gov.br (nível prata ou ouro)
- Preencha os dados do produto ou do serviço prestado, com valor e informações do cliente
- Envie a nota fiscal eletrônica. O sistema gera e armazena o documento automaticamente
Importante: MEIs só são obrigados a emitir nota fiscal ao vender para pessoas jurídicas. Para vendas a pessoas físicas, a emissão é facultativa, a menos que o consumidor exija o documento.
Fique por dentro: Qual a diferença entre MEI e ME? Tudo o que você precisa saber
Como emitir nota fiscal ME
Empresas do tipo ME (Microempresa) que optam pelo Simples Nacional podem emitir dois tipos de nota, dependendo da atividade:
- NFS-e (serviços): emitida via sistema da prefeitura. O processo e o acesso variam conforme o município, mas geralmente exige:
- Cadastro prévio junto à prefeitura
- Certificado digital
- Preenchimento manual ou via software emissor
- NF-e ou NFC-e (comércio e indústria): emitida via sistema da Sefaz do estado, com as etapas:
- Obtenção de certificado digital
- Credenciamento na Sefaz estadual
- Uso de sistema emissor (gratuito ou contratado)
É importante verificar as exigências do seu município ou estado, já que os sistemas e regras podem variar.
Leia mais: ME ou EPP: quais as diferenças e como escolher o ideal para a empresa?
Empresas de médio e grande porte
Empresas enquadradas no Lucro Presumido ou Lucro Real seguem processos um pouco mais estruturados e costumam operar com alto volume de emissões. O processo demanda:
- Certificado digital (modelo A1 ou A3)
- Credenciamento junto à Sefaz estadual ou à prefeitura, conforme o tipo de nota
- Uso de sistema emissor integrado a um sistema ERP (sigla para Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais) ou plataforma de gestão
- Parametrização fiscal com apoio de contadores especializados
Nesses casos, a emissão de notas fiscais está totalmente integrada à gestão financeira, fiscal e contábil da empresa — o que exige mais controle, automação e conformidade.
Tipos de nota fiscal
- NF-e: Nota Fiscal de Produto Eletrônica
- NFS-e: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
- NFC-e: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
- NFA-e: Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
- CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico
- NF-e de Remessa: Nota Fiscal Eletrônica de Remessa
- NF-E: Nota Fiscal de Exportação
- NFD: Nota Fiscal de Devolução
- NFC: Nota Fiscal Complementar
O que muda na emissão de notas fiscais em 2026?
A partir de janeiro de 2026, entra em vigor um novo modelo nacional de nota fiscal. Essa mudança faz parte da Reforma Tributária e vai padronizar o formato das notas em todo o Brasil.
O que isso significa na prática? Segundo informações do G1, tanto a NF-e (venda de produtos) quanto a NFC-e (venda para o consumidor final) terão um novo layout (estrutura ou formato do documento), com campos específicos para tributos como:
- IBS (Imposto sobre Bens e Serviços)
- CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços)
- IS (Imposto Seletivo)
Para quem está começando agora, o ideal é já se familiarizar com os sistemas de emissão e manter os dados organizados. Assim, a transição será mais tranquila e sua empresa estará preparada para continuar crescendo com segurança.
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Conclusão
- A nota fiscal é obrigatória para a maioria das empresas e protege tanto o negócio quanto o cliente.
- O processo de emissão varia conforme o porte da empresa e o tipo de atividade
- A partir de 2026, o Brasil terá um novo modelo unificado de nota fiscal.
- MEIs que prestam serviços podem emitir notas pelo sistema nacional da NFS-e (em vigor desde 2023).
- Outras empresas utilizam sistemas municipais ou estaduais, conforme sua atividade.
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