Rotinas administrativas: o que são e como podem ajudar

Você sabe o que são rotinas administrativas de uma empresa e para que elas servem? Rotinas administrativas são processos que acontecem de forma sistemática e que contribuem para a atividade proposta pela empresa e, consequentemente, o sucesso.

As funções administrativas fazem parte da rotina de qualquer empresa. Mas você já parou para pensar em sua importância e como encarar cada uma delas?

Planejar

É necessário estabelecer os objetivos da empresa e definir por quais caminhos chegará a eles. Além de questões internas da empresa, deve-se levar em conta os cenários do mercado de atuação.

Você pode planejar sua agenda, por exemplo os dias da semana que estarão no seu ambiente de trabalho e os que terão reuniões com parceiros, fornecedores e outros eventos externos. Com isso, você evita de levar trabalho para casa ou fazer hora extra.

Estar atento as datas sazonais também fazer parte do planejamento para estar preparado para atender seus clientes. Como por exemplo a Black Friday que é um dos períodos mais aguardados por todo comerciante do país.

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Organizar

E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa. Defina de que maneira o projeto será feito e o distribua entre os departamentos e profissionais correspondentes.

Otimizar o tempo de trabalho e evitar desperdícios são diferenciais nessa rotina. Para isso, o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização individual e coletiva. Ter uma visão sistêmica e conhecimento sobre os processos produtivos da empresa também são características essenciais.

O fluxo de despesas é algo que deve estar organizado e atualizado. Contas fixas do estabelecimento de trabalho e o salário dos funcionários devem ser pagos em dia. Sem atrasos, as chances de problemas futuros são bem menores.

Liderar

Certamente você já ouviu por aí que “nem todo chefe é líder”. Sabe por quê? Para exercer a liderança é imprescindível possuir inteligência emocional e ter a capacidade de perceber as emoções dos outros.

O líder deve influenciar e motivar os funcionários de forma positiva, para que os resultados desejados sejam alcançados. Por exemplo, delegar funções de acordo com a experiência e limitação de cada membro da sua equipe.

Compartilhar responsabilidades faz com que a rotina se torne mais leve e mais eficiente.
Leia mais: Principais diferenças entre chefe e líder

Controlar

Criar padrões de desempenho e acompanhar periodicamente a execução das tarefas são atividades de extrema importância. Para controlar a empresa, é necessário ter boa capacidade de análise e basear-se em números para os indicadores técnicos.  Relatórios periódicos auxiliam nesta questão.

Uma empresa bem administrada tem tudo para obter cada vez mais lucro e aumentar seu espaço no mercado. Para organizar todas essas funções, as empresas costumam produzir organogramas, manuais e regulamentos internos. Ferramentas como Google Drive, Dropbox, Trello, Evernote, dentre outras, podem facilitar o processo dessas atividades.

Acompanhar as demandas da equipe e garantir que tudo será entregue dentro do prazo combinado é uma ótima forma de controle. Reuniões semanais para acompanhar os projetos e definir prioridades podem ser boas ideias.

Seguindo o bê-a-bá desses passos importantes, sua empresa terá tudo para ser um sucesso!

Agora que você já sabe o que são rotinas administrativas, aproveite para aprender como escolher bons fornecedores para usa empresa!