Conciliação financeira de cartões: como organizar recebimentos e simplificar seu fluxo de caixa
Fazer a conciliação de cartões é conferir se o dinheiro das vendas feitas na maquininha chegou exatamente ao valor esperado na conta bancária. Fazer isso de forma organizada evita prejuízos e garante que você saiba, de verdade, quanto seu negócio está faturando.
O que é conciliação de cartões?
Conciliação é, simplesmente, um batimento de dados. De um lado estão os comprovantes de venda registrados na sua maquininha. Do outro, o extrato enviado pela adquirente (a empresa que processa os pagamentos, como a Cielo) e o saldo disponível no banco. Conciliar significa garantir que essas três pontas falem a mesma língua.
Muitos lojistas olham só o saldo total na conta e acham que está tudo certo. Porém, a conferência detalhada é o que permite identificar se uma taxa foi cobrada acima do combinado ou se um pagamento deixou de cair por erro técnico, por exemplo.
Por que é tão difícil organizar os recebimentos de cartão manualmente?
O grande desafio de fazer essa conferência no papel ou em planilhas simples é a quantidade de variáveis. Cada bandeira de cartão pode ter uma taxa diferente. Além disso, as vendas parceladas são pagas em datas futuras distintas, então se você vende hoje em 10 vezes, por exemplo, precisa saber exatamente quando cada parcela vai cair nos próximos meses.
Existe ainda a antecipação de recebíveis (quando você escolhe receber o dinheiro das parcelas antes do prazo combinado). Controlar isso manualmente aumenta muito as chances de erro.
Como as bandeiras influenciam no fluxo de caixa?
Cada bandeira de cartão possui prazos e acordos comerciais que podem variar. Quem utiliza mais de uma maquininha para aceitar todas as bandeiras enfrenta um quebra-cabeça: precisa acessar portais diferentes, baixar vários extratos e tentar consolidar tudo numa única planilha.
Quando as informações ficam espalhadas em vários lugares, fica fácil perder dinheiro sem perceber. Centralizar todas as vendas em um único sistema é o que permite enxergar, com clareza, quanto de fato vai entrar na conta.
Para entender quais são as principais formas de pagamento que seu negócio deve aceitar, confira o conteúdo completo no blog da Cielo.
Quais são as etapas de uma conciliação eficiente?
Uma conciliação bem feita é dividida em três momentos:
- Conciliação de vendas: conferir se o valor registrado no sistema de vendas ou de caixa bate com o que saiu na maquininha.
- Conciliação de pagamentos: verificar se a adquirente depositou os valores nas datas previstas, já com as taxas acordadas descontadas.
- Conciliação bancária: validar se o valor líquido (o valor final após todos os descontos) que aparece no App Cielo Gestão é o mesmo que consta no extrato do banco.
Pular qualquer uma dessas etapas pode esconder erros de tarifas ou depósitos esquecidos. Para quem trabalha com volumes altos, especialmente em datas comemorativas como Natal ou Dia das Mães, essa conferência deve ser feita diariamente.
Vale ler também: Como vender muito em datas comemorativas? Aumente o seu lucro!
Como o parcelamento influencia na previsão de recebimentos?
O parcelamento é uma ferramenta poderosa para vender mais, mas ele “fatia” o recebimento ao longo do tempo. No fluxo de caixa (o registro de toda a movimentação financeira do negócio) você precisa registrar não só a venda de hoje, mas as entradas dos meses seguintes. Isso é o que chamamos de provisão: uma estimativa dos ganhos futuros.
Sem essa visão, você pode achar que está com pouco dinheiro disponível agora, quando na verdade tem um faturamento garantido nos próximos meses. Para entender todas as opções de parcelamento disponíveis e como elas aparecem no extrato, acesse o blog da Cielo.
Quais os benefícios de usar uma ferramenta de conciliação automatizada?
Um sistema automático faz em segundos o trabalho que levaria horas para fazer manualmente. O programa compara as vendas registradas com o que a maquininha registrou. Se faltar algum valor, o sistema avisa na hora, e você resolve o problema antes que vire prejuízo.
Isso libera quem empreende para focar em vender mais e atender melhor. Sistemas automatizados também ajudam a reduzir o risco de fraude interna e erros de digitação.
Como conectar a maquininha ao sistema de gestão?
O ERP (Sistema de Gestão Integrado, na sigla em inglês) é o sistema onde você controla estoque, vendas e finanças. A integração com a maquininha acontece por meio de uma tecnologia chamada API, que é um conjunto de normas que permite que dois sistemas conversem entre si.
Quando a maquininha está conectada ao ERP, cada venda cai automaticamente no sistema de gestão, sem que ninguém precise digitar nada. Essa automação reduz retrabalhos e diminui muito o risco de erro humano no lançamento de dados.
Para negócios que processam muitas transações por dia, essa integração é uma necessidade.
Saiba mais sobre integração de pagamento e como estruturar esse processo no seu negócio.
O que fazer quando os valores da maquininha não batem com o banco?
Se você notar que os valores não batem, o primeiro passo é verificar se algum cliente solicitou um chargeback (contestação de cobrança feita diretamente ao banco). Muitas vezes o dinheiro não cai porque o pagamento ficou retido para uma conferência de segurança ou porque quem comprou contestou a venda.
Se não houver cancelamentos pendentes, entre em contato com o suporte da sua adquirente levando os comprovantes de venda. Ter um relatório detalhado em mãos agiliza muito a resolução.
Para entender como se proteger de contestações que podem afetar sua conciliação, confira o conteúdo sobre como evitar fraudes no negócio.
Como o Pix impacta a conciliação financeira do dia a dia?
O Pix conta com mecanismos de autenticação do banco, o que torna a confirmação da transação mais ágil. O dinheiro cai na hora e entra bruto no extrato, sem descontos de parcelas futuras. Diferentemente do cartão, você não precisa esperar dias para confirmar se o valor está disponível.
Isso facilita muito a conciliação bancária. Para negócios com CNPJ, o Pix no Link de Pagamento é uma excelente forma de manter o fluxo de caixa saudável, já que o dinheiro entra no momento da venda, aumentando a liquidez, ou seja, a disponibilidade de dinheiro no caixa.
Leia também: Como receber dinheiro pelo Pix? Chaves, benefícios e como se proteger
Como organizar os recebimentos para garantir que o dinheiro não falte no fim do mês?
Não saber quanto dinheiro entrará na próxima semana pode dificultar o pagamento de fornecedores ou investir em novas mercadorias, por exemplo. A conciliação de cartões dá a segurança necessária para planejar com antecedência.
Ter um calendário de recebíveis organizado permite saber exatamente quando será possível fazer uma reforma, contratar alguém ou repor o estoque, sem precisar recorrer ao cheque especial.
Para ter esse nível de previsibilidade, baixe o App Cielo Gestão e acompanhe o fluxo do seu dinheiro com mais facilidade.
Quais são os erros mais comuns na gestão de recebíveis?
O erro número um é misturar as contas pessoais com as contas da empresa. Quando o dinheiro da maquininha cai na conta de pessoa física, a conciliação se torna praticamente impossível.
Outro erro comum é não considerar as taxas de antecipação no cálculo do preço do produto: quem antecipa com frequência e não embute esse custo no valor final está perdendo margem de lucro sem perceber.
A falta de conferência dos cancelamentos também é um problema recorrente. Muitas vezes uma venda é cancelada por erro de sistema e quem empreende só descobre semanas depois.
FAQ: perguntas frequentes sobre conciliação de cartões
1. O que fazer se os valores da maquininha não baterem com o banco?
Acesse o App Cielo Gestão para comparar o valor bruto das vendas com o que foi depositado, já descontando as taxas. Se houver diferença, é lá que você encontra o detalhamento de cada transação. Não confie apenas no extrato bancário, que mostra só o valor final.
2. Como saber se fui cobrado a mais na taxa do cartão?
Confira o relatório de vendas detalhado no extrato da Cielo. Nele, você vê exatamente qual porcentagem foi aplicada em cada venda (débito, crédito à vista ou parcelado). Comparar esses dados com o sistema de vendas é a única forma de garantir que o lucro está caindo certinho na conta.
3. Sou obrigado por lei a conferir minhas vendas?
Não existe uma lei que obrigue, mas é fundamental para a saúde financeira do negócio. Sem conferir, não há como provar que você recebeu por tudo o que vendeu.
4. Qual o melhor horário para fazer a conferência das vendas?
O ideal é no final do expediente ou logo na manhã seguinte. Assim, você bate os comprovantes com o relatório do sistema sem deixar acumular serviço para o fim do mês.
5. Como a Cielo me ajuda a organizar essas contas?
No App Cielo Gestão e no site da Cielo, você encontra um painel completo para acompanhar suas vendas, ver as parcelas que ainda vai receber e conferir as taxas cobradas de forma simples e transparente. A Cielo oferece suporte 24 horas para ajudar sempre que surgir alguma divergência.
Aqui no Blog da Cielo, oferecemos análises e orientações sobre os principais temas que impactam o varejo e os meios de pagamento: tecnologia, segurança digital, eficiência nas transações com maquininhas, tendências de consumo e novas soluções para o empreendedor.
