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Dicas e Histórias de Sucesso

Rotinas administrativas: o que são e como podem ajudar

Publicado por Equipe Cielo

Você sabe o que são rotinas administrativas de uma empresa e para que elas servem? Rotinas administrativas são processos que acontecem de forma sistemática e que contribuem para a atividade proposta pela empresa e, consequentemente, o sucesso.
As funções administrativas fazem parte da rotina de qualquer empresa. Mas você já parou para pensar em sua importância e como encarar cada uma delas?
 

Planejar

É necessário estabelecer os objetivos da empresa e definir por quais caminhos chegará a eles. Além de questões internas da empresa, deve-se levar em conta os cenários do mercado de atuação.
Você pode planejar sua agenda, por exemplo os dias da semana que estarão no seu ambiente de trabalho e os que terão reuniões com parceiros, fornecedores e outros eventos externos. Com isso, você evita de levar trabalho para casa ou fazer hora extra.
Leia mais: Com fazer um plano de negócio
 

Organizar

E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa. Defina de que maneira o projeto será feito e o distribua entre os departamentos e profissionais correspondentes.
Otimizar o tempo de trabalho e evitar desperdícios são diferenciais nessa rotina. Para isso, o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização individual e coletiva. Ter uma visão sistêmica e conhecimento sobre os processos produtivos da empresa também são características essenciais.
O fluxo de despesas é algo que deve estar organizado e atualizado. Contas fixas do estabelecimento de trabalho e o salário dos funcionários devem ser pagos em dia. Sem atrasos, as chances de problemas futuros são bem menores.
 

Liderar

Certamente você já ouviu por aí que “nem todo chefe é líder”. Sabe por quê? Para exercer a liderança é imprescindível possuir inteligência emocional e ter a capacidade de perceber as emoções dos outros.
O líder deve influenciar e motivar os funcionários de forma positiva, para que os resultados desejados sejam alcançados. Por exemplo, delegar funções de acordo com a experiência e limitação de cada membro da sua equipe. Compartilhar responsabilidades faz com que a rotina se torne mais leve e mais eficiente.
Leia mais: Principais diferenças entre chefe e líder
 

Controlar

Criar padrões de desempenho e acompanhar periodicamente a execução das tarefas são atividades de extrema importância. Para controlar a empresa, é necessário ter boa capacidade de análise e basear-se em números para os indicadores técnicos.  Relatórios periódicos auxiliam nesta questão.
Uma empresa bem administrada tem tudo para obter cada vez mais lucro e aumentar seu espaço no mercado. Para organizar todas essas funções, as empresas costumam produzir organogramas, manuais e regulamentos internos. Ferramentas como Google Drive, Dropbox, Trello, Evernote, dentre outras, podem facilitar o processo dessas atividades.
Acompanhar as demandas da equipe e garantir que tudo será entregue dentro do prazo combinado é uma ótima forma de controle. Reuniões semanais para acompanhar os projetos e definir prioridades podem ser boas ideias.
Seguindo o bê-a-bá desses passos importantes, sua empresa terá tudo para ser um sucesso!
Agora que você já sabe o que são rotinas administrativas, aproveite para aprender como escolher bons fornecedores para usa empresa!
 

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